Rapport d'absence – Cloud 2

Note : Vous ne trouvez pas cette fonction dans votre Cloud ? Cet article contient des fonctionnalités disponibles avec le plan Plus de TimeMoto Cloud. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre compte TimeMoto, assurez-vous de mettre votre plan à niveau en accord avec vos besoins !

Il est parfois nécessaire, pour diverses raisons, d'avoir une vue d'ensemble des absences de vos employés (ou des vôtres). Le rapport d'absence est le moyen le plus efficace et le plus rapide de le faire sous la forme d'un document. Cet article explique comment fonctionne ce type de rapport et comment interpréter les différentes colonnes.

Modes de visualisation

Comme tous les autres rapports, le rapport d'absence comporte deux modes d'affichage :

Vue d'ensemble : Permet d'obtenir un aperçu rapide de la durée totale des absences d'un employé au cours d'une période donnée.
Aperçu journalier : Ce rapport indique quels employés ont été absents quels jours au cours d'une période donnée. Toutes les absences sont répertoriées avec les dates concrètes de début et de fin et les durées par entrée.

Sélecteur de date

Comme pour tous les autres rapports, vous pouvez sélectionner une période de rapport fixe (la périodicité est définie dans vos paramètres de période de paie) ou créer un rapport personnalisé avec des dates de début et de fin sélectionnées manuellement.

À côté du sélecteur de date, vous pouvez voir si la période de paie sélectionnée est verrouillée. Si c'est le cas, toute modification du planning n'affectera pas le contenu du rapport en cours.

Colonnes et données

Voici le type de données que vous pouvez trouver dans le rapport d'absence :

Prénom/Nom : Le nom de l'employé, tel qu'il est enregistré dans sa carte d'employé.
(Deuxième) numéro d'employé : Le (deuxième) numéro d'employé de l'employé, tel qu'il figure sur sa carte d'employé.
Département : Département attribué à l'employé.
Site : Le site de travail attribué à l'employé.
Nom (Absence) : Vous avez attribué ce nom à chaque type d'absence. Vérifiez les paramètres [Pauses et absences] pour passer en revue vos différents types d'absence.
Valorisation de l'absence : Il s'agit de la manière dont le type d'absence est traité dans votre rapport. Il existe trois décomptes d'absence : l'absence rémunérée, l'absence non rémunérée et les absences qui sont déduites du solde de congés payés de l'employé.
Date de début / Date de fin (aperçu journalier uniquement) : Ces dates indiquent pour quels jours l'absence a été programmée.
Durée : Le nombre de jours (ou d'heures) pendant lesquels l'absence a été comptabilisée. Consultez votre gestionnaire d'absences dans les paramètres [Pauses et absences] pour savoir comment les durées d'absence sont comptabilisées.
Total général (vue d'ensemble uniquement) : Ici, vous pouvez voir la durée totale de l'absence prévue pour la période sélectionnée. Ce chiffre est global et ne fait pas de différence entre les types d'absence, les décomptes ou les différents employés.

Cliquez sur le symbole de droite avec les trois lignes verticales pour sélectionner les données que vous souhaitez voir dans votre rapport.

Filtres

Vous pouvez filtrer vos rapports afin de ne voir que les absences de certains employés. Les filtres suivants sont disponibles :

Employé : Si vous êtes intéressé par des employés spécifiques (vous pouvez en sélectionner plusieurs).
Nom (Absence) : Si vous souhaitez afficher uniquement les absences portant un nom spécifique.
Décompte des absences : Si vous souhaitez voir les absences payées, non payées ou déduites du solde de congés de l'employé.
Département : Si vous voulez voir les absences des employés travaillant pour un département spécifique.
Site : Si vous souhaitez afficher les absences des employés inscrits dans un lieu spécifique.

Vous pouvez également rechercher un employé spécifique en insérant son nom dans la barre de recherche située à gauche.

Exportation des rapports d'absence

Vous pouvez exporter vos rapports dans deux formats :

PDF : Si vous souhaitez obtenir un rapport fini, vous pouvez télécharger votre fichier au format PDF.
XLS : si vous préférez un format pouvant être utilisé pour d'autres calculs, vous pouvez télécharger votre rapport sous forme de fichier XLS normal.

Modifier vos absences ?

Si vous souhaitez modifier quoi que ce soit dans le rapport d'absence, utilisez le Calendrier pour modifier vos entrées ou planifier de nouvelles absences que vous pourriez manquer. N'oubliez pas que les rapports des périodes de paie clôturées ne peuvent plus être modifiés !

Vous avez des questions ?
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