Afwezigheidsrapport

Let op: Kunt u dit niet vinden in uw Cloud? Dit artikel bevat functies die beschikbaar zijn met het Plus Plan van TimeMoto Cloud. Als u het meeste uit uw TimeMoto-account wilt halen, zorg er dan voor dat u uw plan upgradet naar uw behoeften!

Soms kan het om verschillende redenen nodig zijn om een overzicht te hebben van de afwezigheden van je werknemers (of van jezelf). Het afwezigheidsrapport is de beste en snelste manier om dit in documentvorm te doen. Dit artikel laat zien hoe dit rapporttype werkt en hoe je de verschillende kolommen interpreteert.

Weergavemodi

Net als alle andere rapporten heeft het afwezigheidsrapport twee weergavemodi:

• Overzicht: Krijg een snel overzicht van de totale afwezigheidsduur per werknemer tijdens de geselecteerde periode.

• Dagelijkse weergave: Dit rapport laat zien welke werknemers afwezig waren en op welke dagen, tijdens de geselecteerde periode. Alle afwezigheden worden opgesomd met concrete begin- en einddatum en duur per afwezigheid.

Datumselectie

Net als bij alle andere rapporten kun je een vaste rapportperiode selecteren (de periodiciteit is ingesteld in je salarisperiode-instellingen onder de Algemene Instellingen) of een aangepast rapport maken met handmatig geselecteerde begin- en einddatums.

Naast de datumkiezer kun je zien of de geselecteerde salarisperiode vergrendeld is. Als dat het geval is, zullen wijzigingen in de planning geen invloed hebben op de inhoud van het huidige rapport.

Kolommen en gegevens

Dit zijn de soorten gegevens die je kunt vinden in het afwezigheidsrapport:

• Voornaam/Achternaam: De naam van de werknemer, zoals deze geregistreerd staat in hun Werknemerskaart.
• (Tweede) werknemersnummer: Het (tweede) werknemersnummer van de werknemer, volgens zijn werknemerskaart.
• Afdeling: De toegewezen afdeling van de werknemer.
• Locatie: De toegewezen locatie van de werknemer.
• Naam (afwezigheid): De naam die je hebt gegevens aan dit type afwezigheid. Controleer de instellingen van [Pauzes en afwezigheden] om de verschillende afwezigheidstypen te bekijken.
• Afwezigheidsafhandeling: Dit is hoe het verzuimtype wordt verwerkt in je rapportage. Er zijn drie afwezigheidsafrekeningen: betaalde afwezigheid, onbetaalde afwezigheid en afwezigheden die worden afgetrokken van het vakantiesaldo van de werknemer.
• Begindatum / Einddatum (alleen dagelijkse weergave): Deze data geven aan voor welke dagen de afwezigheid was ingepland.
• Duur: Het aantal dagen (of uren) waarvoor de afwezigheid is verantwoord. Controleer je afwezigheidsmanager in de [Pauzes en afwezigheid] instellingen om te zien hoe je afwezigheidsduur wordt geteld.
• Totaal (alleen overzicht): Hier zie je de totale geplande afwezigheidsduur voor de geselecteerde periode. Dit getal is globaal en maakt geen onderscheid tussen afwezigheidstypen, afrekeningen of verschillende medewerkers.

Klik op het rechtersymbool met de drie verticale lijnen om de gegevens te selecteren die je in je rapport wilt zien.

Filters

Je kunt je rapporten filteren, zodat je alleen de afwezigheden van bepaalde werknemers ziet. De volgende filters zijn beschikbaar:

• Werknemer: Als je geïnteresseerd bent in specifieke werknemers (je kunt er meer dan één selecteren).
• Naam (afwezigheid): Als je alleen specifieke type afwezigheden wilt zien.
• Afwezigheidsafrekening: Als je alleen afwezigheden wilt zien die betaald, onbetaald en/of afgetrokken zijn van het vakantiesaldo van de werknemer.
• Afdeling: Als je de afwezigheden wilt zien van werknemers die voor een specifieke afdeling werken.

• Locatie: Als je de afwezigheden wilt zien van werknemers die op een specifieke locatie geregistreerd staan. 

Je kunt ook naar een specifieke werknemer zoeken door zijn naam in te voeren in de zoekbalk aan de linkerkant.

Afwezigheidsrapporten exporteren

Je kunt je rapporten in twee formaten exporteren:

• PDF: Als je een afgewerkt rapport wilt, kun je je bestand downloaden als PDF.
• XLS: Als je liever een formaat hebt dat je kunt gebruiken voor verdere berekeningen, kun je je rapport downloaden als een gewoon XLS-bestand.

Je afwezigheden wijzigen?

Als je iets wilt wijzigen in het afwezigheidsrapport, gebruik dan de Kalender om je invoer te wijzigen of plan nieuwe afwezigheden die je misschien mist. Houd er rekening mee dat rapporten van afgesloten loonperioden niet meer kunnen worden gewijzigd!

---

Heeft u nog vragen?
Op zoek naar antwoorden maar niet zeker waar te beginnen? Bekijk onze verklarende woordenlijst! Het is een geweldige bron om u te helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Als u meer hulp nodig hebt, neem dan contact met ons op via het contactformulier.