Planification des Absences

Note : Vous ne trouvez pas cette fonction dans votre Cloud ? Cet article contient des fonctionnalités disponibles avec le plan Plus de TimeMoto Cloud. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre compte TimeMoto, assurez-vous de mettre votre plan à niveau en accord avec vos besoins !

Avez-vous déjà consulté le Calendrier ? Avez-vous terminé de planifier vos premières Activités ? Vous souhaiterez peut-être gérer certaines absences maintenant. Si c'est le cas, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous parlerons de la planification des absences et de ce qu'il convient de prendre en compte lors de la gestion des différents types d'absences.

Avant de commencer la planification...

Pour que votre gestion des absences réussisse, il est préférable de préparer quelques paramètres à l'avance. C'est très simple, et vous n'avez besoin de suivre cette configuration qu'une seule fois (dans la plupart des cas). Ensuite, vous devriez être prêt à commencer.

Étape 1 : Préparer vos Paramètres d'Absence

Avant de pouvoir planifier correctement vos absences, vous devez configurer votre Gestion des Absences pour répondre à vos besoins. Accédez aux paramètres [Pauses et Absences] pour ajuster les fonctionnalités suivantes :

• Jours fériés : Cela configure automatiquement les jours fériés pour toute l'entreprise. Si vos jours fériés varient en fonction de votre région, nous vous recommandons d'utiliser les paramètres [Sites] pour configurer vos différents jours fériés. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter l'article dédié sur la Gestion des Jours Fériés.
• Gestionnaire d'absences : Préparez le Gestionnaire d'Absences pour documenter correctement vos absences dans le profil de l'Employé et le Rapport de Temps.
• Types d'absences : Pour aider TimeMoto à comprendre comment différentes absences sont gérées dans votre entreprise, vous pouvez utiliser les Types d'Absences. Vous pouvez configurer autant de types d'absences que nécessaire et les combiner avec l'une des trois façons différentes de régler le congé d'absence.

Bon à savoir : Pour plus d'informations détaillées, n'hésitez pas à consulter notre guide dédié aux paramètres [Pauses et Absences].

Étape 2 : Préparer vos Plannings

Pour qu'un employé soit absent du travail, il y a généralement un horaire planifié duquel il sera absent. TimeMoto fonctionne selon le même principe : Vous pouvez calculer une absence de la manière la plus précise possible s'il y a un horaire planifié avec lequel l'entrée peut être combinée.

Pour cette raison, nous vous recommandons de vous assurer qu’un changement est planifié. Cela se fait généralement avec un Emploi du Temps.

Conseil : Si vous n'êtes pas sûr si un employé a déjà un horaire planifié pour un jour spécifique, consultez la Vue d'Ensemble de l'employé. Si vous trouvez une activité pour l'employé en question, vous pouvez continuer à planifier vos absences.

Planifier une Absence

Maintenant que vous avez tout préparé. Il est temps de planifier l'absence elle-même. Faisons cela étape par étape :

1. Allez dans la Vue d'Ensemble de l'employé et naviguez jusqu'à la date de l'absence. Si un horaire planifié a été programmé auparavant, vous devriez pouvoir voir une activité contenant l'élément planifié.

2. Cliquez gauche sur l'entrée et sélectionnez la dernière option : [Ajouter une absence].

3. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le Type d'Absence qui s'applique à l'absence de l'employé. Si vous ne trouvez pas le type d'absence dont vous avez besoin, veuillez revenir à l'Étape 1.

4. Maintenant, définissez la durée de l'absence :

• Absence d'une journée complète : Assurez-vous que la case à cocher à côté de [Journée entière] reste activée pour les absences d'une journée complète. Ensuite, vous pouvez choisir les dates de début et de fin de l'absence.
• Absence partielle : Si l'absence ne s'applique qu'à certaines heures, veuillez décocher la case à côté de [Journée entière] et spécifier à la place l'heure de début et de fin. L'absence ne s'appliquera alors qu'au jour que vous avez sélectionné.

5. Facultativement, vous pouvez ajouter une description à votre élément de planification pour référence ultérieure. Tout ce que vous mentionnez ici n'aura pas d'impact sur l'élément de planification lui-même.

6. Enfin, confirmez vos paramètres en cliquant sur [Save] .

Si vous avez suivi toutes les étapes correctement, le calendrier affiche maintenant une absence planifiée pour les dates sélectionnées.

Demande d'Absences

Saviez-vous que vos employés peuvent demander des absences avec TimeMoto Cloud eux-mêmes ? Cette fonctionnalité facilite particulièrement la planification d'une absence puisque l'employé a déjà prédéfini tous les détails. Tout ce que vous avez à faire alors est d'accepter la demande (ou de la refuser si vous ne souhaitez pas la planifier).

Pour en savoir plus sur les demandes d'absences en attente, consultez cet article :

Demandes en Attente

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